1. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento es la Universidad del Magdalena, institución de educación superior pública, NIT 891.780.111-8, con domicilio en Calle 29H3 No. 22-01, Santa Marta D.T.C.H., Colombia. El sitio ladum.com.co lo opera el Laboratorio de Analítica de Datos de la Universidad del Magdalena (LADUM), adscrito a la Facultad de Ciencias Empresariales y Económicas, que gestiona la información recogida a través de esta plataforma.
Canal de contacto para asuntos de datos personales: icruz@unimagdalena.edu.co.
2. Alcance y marco de referencia
Esta política aplica a la información personal que se recoge a través de ladum.com.co: inscripciones a eventos y convocatorias, encuestas de evaluación, formularios de contacto y solicitud de servicios, y las cuentas del panel administrativo. No aplica a los sitios de terceros enlazados desde el nuestro (por ejemplo, redes sociales o el portal de la Universidad), que tienen sus propias políticas.
El marco de referencia es la normativa colombiana sobre protección de datos personales (Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios) y el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para Garantizar la Protección de Datos Personales de la Universidad del Magdalena, adoptado por el Acuerdo Superior N.º 017 de 2018 (ver Protección de datos personales en el portal institucional), que prevalece sobre este documento en lo que la complemente.
3. Qué datos recogemos y para qué
Solo pedimos los datos necesarios para cada trámite. Este es el inventario real de la plataforma:
3.1 Inscripción a eventos, talleres y cursos
- Identificación: nombres y apellidos, tipo y número de documento. El documento se usa para identificar tu inscripción de forma única y, después de la actividad, para asociar tu asistencia y tu evaluación.
- Contacto: correo electrónico y número de WhatsApp (con indicativo de país), para enviarte la confirmación, recordatorios y la encuesta de evaluación.
- Perfil de participante: sexo, edad, ciudad, vínculo con la Universidad (estudiante, docente, administrativo, contratista, graduado o externo) y, según el caso, facultad, programa, nivel académico, dependencia, año de graduación o lugar de trabajo; cómo te enteraste de la actividad y tu nivel de conocimiento del tema. Se usan para organizar la actividad y para estadísticas internas y reportes institucionales agregados.
- Autorizaciones: guardamos el texto exacto de la autorización que aceptaste, su versión y la fecha, y por separado si aceptaste recibir información sobre próximas actividades.
3.2 Convocatorias con postulación en equipo
- Nombre, documento y correo de cada integrante del equipo; nombre, WhatsApp, ciudad y lugar de trabajo de quien lidera; nombre de la propuesta y el archivo PDF de la propuesta.
- La propuesta se almacena en un área privada del servidor y solo se abre desde el panel administrativo mediante un enlace firmado que caduca a los cinco minutos.
3.3 Evaluación de actividades y encuestas
- Tras una actividad recibes un enlace personal para evaluarla. Para abrirlo confirmas tu número de documento; las respuestas quedan asociadas a tu inscripción para saber quién participó.
- Los resultados se consultan de forma agregada. Quien gestiona un evento sin ser administrador no ve respuestas individuales cuando hay menos de tres respuestas.
- Las encuestas de construcción participativa (por ejemplo, la de identidad del laboratorio) piden el correo con el que te inscribiste para recuperar tu sesión y guardan tus respuestas.
3.4 Formulario «Hablemos» (contacto)
El formulario de la página Contacto no envía datos a nuestros servidores: prepara un mensaje y lo abre en tu propio programa de correo. Lo que recibimos es el correo que tú decides enviar.
3.5 Solicitud de información sobre servicios
El formulario de solicitud de la sección Servicios pide nombre, organización, correo, teléfono (opcional) y una descripción de la necesidad, junto con tu autorización expresa: «Acepto el tratamiento de mis datos personales por parte de LADUM – Universidad del Magdalena para atender esta solicitud, según la Ley 1581 de 2012». Se usan para responder a tu solicitud y hacer el seguimiento institucional o comercial correspondiente; cada solicitud queda registrada con su estado de gestión en el panel administrativo.
3.6 Perfiles del equipo
Los perfiles públicos de la sección Equipo contienen información profesional de integrantes del laboratorio (nombre, cargo, formación, experiencia, enlaces profesionales y fotografía), publicada con su conocimiento y bajo su control a través del panel.
3.7 Cuentas del panel administrativo
Las personas que administran el sitio tienen una cuenta con correo institucional y contraseña (almacenada solo como hash irreversible). Por seguridad registramos inicios de sesión, intentos fallidos, acciones sobre el contenido, exportaciones y accesos a datos personales, con fecha, usuario y dirección IP.
3.8 Registros técnicos del servidor
Cada petición al servidor queda anotada con fecha, ruta, código de respuesta, duración y dirección IP, para diagnóstico y seguridad. Estos registros no incluyen el contenido de los formularios, contraseñas ni tokens.
4. Autorización y base del tratamiento
- En la inscripción a eventos y convocatorias pedimos una autorización expresa (casilla obligatoria con el texto de la finalidad) y, por separado, una autorización opcional para enviarte información sobre nuevas actividades. Puedes inscribirte sin aceptar la segunda.
- Conservamos la versión del texto que aceptaste y la fecha para poder demostrarlo.
- En la solicitud de información sobre servicios pedimos igualmente una autorización expresa, cuyo texto se reproduce en el apartado 3.5.
- Los registros técnicos y de auditoría se generan para garantizar la seguridad y el correcto funcionamiento de la plataforma, finalidad que se informa en esta política y en el Manual institucional de protección de datos.
5. Cómo usamos y protegemos los datos
Usamos los datos exclusivamente para las finalidades descritas: gestionar inscripciones y participación, enviar confirmaciones y evaluaciones, responder solicitudes, elaborar estadísticas agregadas y cumplir obligaciones de reporte institucional. No vendemos ni cedemos datos personales a terceros con fines comerciales.
Medidas de protección implementadas en la plataforma:
- Conexión cifrada (HTTPS) en todo el sitio y en el panel.
- Acceso a datos personales restringido a personal autorizado, con roles diferenciados y acceso por evento; toda consulta de datos personales queda auditada.
- Contraseñas del panel almacenadas con hash (bcrypt); sesiones con caducidad y revocación.
- Los datos personales nunca se incluyen en analítica web ni en los registros técnicos.
- Copias de seguridad cifradas por el proveedor de infraestructura con retención definida (ver apartado 7).
6. Proveedores y transferencias
Para operar el sitio utilizamos proveedores que actúan como encargados del tratamiento y solo procesan la información necesaria para prestar su servicio:
| Proveedor | Servicio | Datos que procesa | Ubicación |
|---|---|---|---|
| Railway | Alojamiento de la aplicación, base de datos y archivos | Todos los datos de la plataforma | Unión Europea (Ámsterdam, Países Bajos) |
| Resend | Envío de correos transaccionales (confirmaciones, evaluaciones, recuperación de contraseña, comunicaciones) | Dirección de correo, nombre y contenido del mensaje | Estados Unidos |
| Google Fonts / cdnjs (Cloudflare) | Tipografías e iconos del sitio | Dirección IP del navegador al descargar los archivos; no reciben datos de formularios | Global |
| Analítica web | No hay ninguna herramienta activa. Si se activa, será una sin cookies y sin identificar personas (página visitada, referencia, tipo de dispositivo; sin conservar la IP) y se indicará aquí | No aplica | No aplica |
Cuando un proveedor está fuera de Colombia, la transferencia se hace únicamente para prestar el servicio descrito, con las garantías previstas en la Ley 1581 de 2012 (artículo 26) y en el Manual institucional de protección de datos, y queda amparada por la autorización que otorgas al entregar tus datos.
7. Conservación
Conservamos los datos mientras sean necesarios para la finalidad con que se recogieron y durante los plazos que exija la Universidad para sus registros:
| Información | Plazo |
|---|---|
| Inscripciones, asistencia y evaluaciones de eventos | 5 años desde la actividad; después se anonimizan para estadísticas |
| Propuestas PDF de convocatorias | 2 años desde el cierre de la convocatoria |
| Solicitudes de información sobre servicios | 2 años desde la última gestión |
| Autorización para comunicaciones | Hasta que la revoques |
| Cuentas del panel | Mientras la persona tenga funciones en el laboratorio; después se desactivan |
| Registros de auditoría y técnicos | Auditoría: 24 meses. Registros técnicos: 30–90 días |
| Copias de seguridad | 30 días diarias y 12 meses mensuales (ver documentación operativa) |
8. Tus derechos y cómo ejercerlos
Como titular de tus datos puedes, en cualquier momento y sin costo:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
- Solicitar prueba de la autorización que otorgaste.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Dejar de recibir comunicaciones sobre actividades: basta con responder a cualquiera de nuestros correos o escribirnos.
- Presentar quejas ante la autoridad de protección de datos (en Colombia, la Superintendencia de Industria y Comercio).
Para ejercer tus derechos escribe a icruz@unimagdalena.edu.co indicando tu nombre, el trámite en el que nos diste tus datos (por ejemplo, el evento) y qué necesitas. Para confirmar tu identidad podremos pedirte el número de documento con el que te inscribiste.
Las consultas se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en quince (15) días hábiles, prorrogables en los términos de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
9. Cookies y almacenamiento local
El sitio público de LADUM no utiliza cookies de seguimiento, publicidad ni de terceros, por eso no mostramos un aviso de cookies. Solo el panel administrativo (uso interno) utiliza cookies estrictamente necesarias:
| Nombre | Proveedor | Finalidad | Duración | Categoría |
|---|---|---|---|---|
ladum_session | LADUM (propia) | Mantener la sesión iniciada en el panel administrativo | 8 horas o hasta cerrar sesión | Esencial |
ladum_csrf | LADUM (propia) | Proteger las acciones del panel frente a peticiones falsificadas | 8 horas o hasta cerrar sesión | Esencial |
Además, el navegador guarda localmente (sin enviarlo a terceros) información de conveniencia: el borrador de una encuesta mientras la respondes, el acceso temporal a la encuesta de un evento durante la sesión, y en el panel el correo recordado y la preferencia del menú. Puedes borrar esta información desde la configuración de tu navegador sin que el sitio deje de funcionar.
Si en el futuro activamos una herramienta de analítica, será una que no use cookies ni identifique personas; si eso cambiara, actualizaremos esta política y pediremos consentimiento antes de cargarla.
10. Menores de edad
Algunas actividades admiten la inscripción de personas menores de 18 años (por ejemplo, con tarjeta de identidad). En esos casos la inscripción debe hacerse con conocimiento y autorización de su representante legal, y el tratamiento se limita a lo necesario para la actividad, respetando el interés superior del menor conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Manual institucional de protección de datos.
11. Cambios en esta política
Publicaremos aquí cualquier cambio con su fecha de actualización. Si un cambio afecta a la finalidad de datos ya recogidos, solicitaremos una nueva autorización cuando la ley lo exija.